Bent u op de hoogte van de brief van 22 november 2023 van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed over de «bevindingen opvolging aanbevelingen inspectie»? Dat gaat over de «De archivering van chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken» en het onder verlengd toezicht plaatsen van het ministerie1
Navraag bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft opgeleverd dat het Ministerie van Algemene Zaken en de dienst Toeslagen van de Belastingdienst vallen onder verlengd toezicht.
Het verlengde toezicht draagt in zijn algemeenheid bij aan het op een goede wijze uitvoeren van de aanbevelingen van de Inspectie. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed is onafhankelijk in de uitoefening van haar taken. Het is niet aan mij om daar een oordeel over te hebben.
De Inspectie geeft aan meer voortgang te hebben verwacht, onder meer op de invoering van het nieuwe Document Management Systeem (DMS) en ontwikkeling van een kwaliteitssysteem. Kunt u zich vinden in deze conclusie?
Het is helaas niet mogelijk gebleken om het nieuwe DMS-systeem conform planning in te voeren. Het Ministerie van Algemene Zaken zal het nieuwe DMS-systeem invoeren zodra dit verantwoord is met het oog op de uitvoering van haar taken. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed is onafhankelijk in de uitoefening van haar taken. Het is niet aan mij om een oordeel over hun conclusie te hebben.
Kunt u per aanbeveling uit het oorspronkelijke rapport uit september 2022, «De archivering van chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken» aangeven hoe die is opgevolgd en wat de huidige stand van zaken is?
Kunt u, na meer dan twee jaar debat en ondertoezichtstelling van het ministerie, nu aangeven hoe de berichten van de Minister-President systematisch, toetsbaar en doorzoekbaar worden gearchiveerd?
De Inspectie voor Overheidsinformatie en Erfgoed heeft onderzoek gedaan naar de archivering bij het Ministerie van Algemene Zaken. Dit onderzoek is aangeboden aan het Ministerie van Algemene Zaken op 28 september 2022, en, met reactie, op 3 oktober 2022 aan de Kamer verzonden.2 Zoals ik heb gemeld in deze reactie op het Inspectierapport verwijder ik sinds eind mei 2022 geen chatberichten meer en worden deze bewaard ten behoeve van veiligstelling en archivering. De chatberichten van de Minister-President worden per oktober 2023 ook opgeslagen in het bestaande document management systeem. Voor de goede orde zij vermeld dat voordien berichten werden gearchiveerd conform de toen geldende richtlijn inzake het bewaren van chatberichten.3
Het Ministerie van Algemene Zaken volgt voorts het rijksbrede beleid ten aanzien van archivering van chatberichten van bewindspersonen. Zie hiervoor onder andere de brief van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 6 april 20234, het antwoord op vragen van de vaste Kamercommissie van 23 mei 20235 en de brief van 15 september 2023 inzake een tijdelijke instructie voor bewindspersonen chatberichten archivering.6 Ik wijs er voorts op dat op dit moment een voorstel tot wijziging van de Archiefwet bij de Tweede Kamer aanhangig is, waarin de vraag naar het archiveren van chatberichten ook aan de orde is gekomen.7
Indien de parlementaire enquêtecommissie Corona de berichten van de Minister-President zou vorderen, die betrekking hebben op de aanpak van de coronacrisis, krijgt de commissie dan binnen twee weken geordend alle berichten, inclusief de berichten met sleutelfiguren in deze (zoals dhr. Van Dissel, Minister De Jonge, de vicepremiers, de relevante raadsadviseurs), vanaf het begin van de crisis?
Kunt u uw antwoord toelichten?
Uiteraard zal aan een vordering van een parlementaire enquêtecommissie, waar nodig na overleg en voor zover mogelijk, worden voldaan.
Kunt u het toegezegde gehanteerde afbakeningsdocument (met de instructies die concreet opgevolgd zijn) in de periode maart 2020 tot 30 september 2021 aan de Kamer doen toekomen?
Aangenomen wordt dat hier niet is bedoeld op het afbakeningsdocument met betrekking tot de hotspot archivering rond corona dat immers de Kamer reeds is verstrekt (TK 2022–2023, 25 295 nr. 1986), maar dat is gedoeld op de werkinstructie van het Ministerie van Algemene Zaken van 10 juli 2020 (zie «De archivering van chatberichten bij het Ministerie van algemene zaken», Inspectie overheidsinformatie en erfgoed, p 39). In de bijlage vindt u de instructie die hiertoe op 10 juli 2020 door de secretaris-generaal is verspreid.
Vindt de archivering van de berichten van de Minister-President nu conform de Archiefwet plaats?
Kunt u dit antwoord uitgebreid toelichten en daarin ook ingaan op de tijdelijke instructie voor alle bewindspersonen voor het archiveren van chatberichten?
Het nieuwe DMS met de naam DIAZ heeft als doel ¨dat na de invoering van DIAZ de medewerkers van de afdelingen meer zelf moeten opslaan». Deelt u de visie dat medewerkers niet belast zouden moeten worden met extra administratieve taken?
Van medewerkers van Algemene Zaken wordt verwacht dat zij conform de Archiefwet de relevante informatie in beheer brengen door deze in het DMS te plaatsen. Het nieuwe DMS is gebruiksvriendelijker, waardoor de kwaliteit van het onder beheer brengen van informatie op een natuurlijke manier hoger wordt. De geciteerde zin heeft betrekking op de benodigde ondersteuning bij het uitvoeren van deze handelingen en impliceert geen verdere belasting van medewerkers met extra administratieve taken.
Wat betreft de aanbevelingen voor de archivering van chatberichten is het Ministerie van Algemene Zaken nog afwachtend aldus de Inspectie. Hoe verklaart u deze afwachtende houding, afgezien van het wachten op een Rijksbrede invulling?
In het verslag zoals vastgesteld op 24 mei 20238 geeft u bij vraag 39 aan dat «de uitdagingen tweeledig zijn». In hoeverre vind u het een uitdaging om de privacy van burgers en medewerkers te beschermen? Hoe gaat u deze uitdagingen aan?
De uitdaging in de uitvoering van het informatiebeheer zit, op basis van navraag bij het Nationaal Archief, vooral in het gebruik van chatapps. Zie hiervoor ook de brief van 15 september 2023 inzake een tijdelijke instructie voor bewindspersonen chatberichten archivering.9 In chatapps loopt zakelijke, privé en partijpolitieke communicatie regelmatig door elkaar heen. Dit zorgt voor vraagstukken rond een goede uitvoering van informatiebeheer rekening houdend met de eisen uit o.a. de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo) en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Privé en partijpolitieke chatconversaties vallen niet onder de Archiefwet en horen dus niet thuis in het archief van de organisatie.
Voor een goede uitvoerbaarheid van het informatiebeheer is het noodzakelijk dat het uitgangspunt om privé, partijpolitieke en zakelijke conversaties aan de voorkant zoveel mogelijk te scheiden op termijn wordt gerealiseerd. Hiermee wordt voorkomen dat privé en partijpolitieke conversaties met onder andere burgers en medewerkers in het archief van de organisatie worden opgenomen.
U geeft in hetzelfde verslag aan dat het Nationaal Archief contact heeft met andere landen over de toepassing van de sleutelfunctiemethodiek. Waarom is Nederland (in navolging van België) nog steeds niet over gegaan tot invoering van de sleutelfunctiemethodiek?
De sleutelfunctiemethodiek is, op basis van navraag bij het Nationaal Archief, in de Verenigde Staten ontwikkeld en daar een tiental jaar geleden voor e-mail ingevoerd. Sinds kort wordt deze methodiek er ook toegepast op chatberichten. Europese landen die deze methodiek willen overnemen moeten echter rekening houden met de verhoudingsgewijs strengere Europese en nationale privacywetgeving en dus passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen. Dat omvat in Nederland onder andere het uittekenen van procedures, het ontwikkelen van aangepaste technische voorzieningen en het betrekken van de medezeggenschap. Dat is een complexe opgave, die veel tijd en capaciteit vraagt. Nederland is Europees niettemin één van de voorlopers, zowel voor e-mail als chat: andere Europese landen volgen de Nederlandse aanpak met interesse of wisselen ervaringen met het Nationaal Archief uit. Dat geldt ook voor België, dat op dit moment de invoering van de sleutelfunctiemethodiek voor e-mail onderzoekt en geleidelijk zal uitrollen. Meer informatie is te vinden op de website van het Rijksarchief in België: https://arch.arch.be/index.php?l=nl&m=ambtenaar&r=termen-en-thema-s&sr=e-mailarchivering.
In Nederland is de sleutelfunctie methodiek voor gebruik bij e-mail in 2018 vastgesteld door de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR). Daarbij is een modelselectielijst voor e-mail ontwikkeld voor gebruik bij de verschillende organisaties. Voor e-mail zijn vervolgens de eerste selectielijsten in 2023 vastgesteld. Voor publicatie van deze lijsten wordt gewacht tot ook de technische voorziening gereed is. Zonder de passende technische en organisatorische maatregelen, zoals eerder vermeld kan deze methodiek niet daadwerkelijk worden toegepast.
Voor de archivering van chatberichten ontwikkelt het Nationaal Archief momenteel een modelselectielijst. De modelselectielijst wordt binnenkort met de Tweede Kamer gedeeld. Ook hier geldt dat op basis van de modelselectielijst verantwoordelijke overheidsorganen een eigen selectielijst zullen opstellen. Naast de selectielijst moeten ook hier de passende technische en organisatorische maatregelen genomen worden. Hier wordt vanuit het Programma Open Overheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan gewerkt. Het Nationaal Archief is hierbij nauw betrokken.
Er is sprake van een innovatielab bij het Nationaal Archief, waar gekeken wordt naar het verbeteren van technieken en naar verschil tussen applicaties in eigen beheer en extern (niet in eigen) beheer waar een marktverkenning naar wordt gedaan. Welke oplossingen worden voor welk probleem precies gezocht in een marktverkenning?
Er lopen, op basis van navraag bij het Nationaal Archief, twee trajecten door elkaar. Het Nationaal Archief heeft zich in een innovatielab geconcentreerd op de duurzame toegankelijkheid van tekstberichten. Hier zijn een aantal prototypes bedacht, ontwikkeld en voorgelegd aan een begeleidingscommissie. In een volgende fase worden deze prototypes verder uitgewerkt. Meer informatie hierover is hier vinden: https://kia.pleio.nl/groups/view/7f52406f-53bf-4c10-a1d3-0d2f5b16c1c7/innovatielab-informatiehuishouding/blog/view/cdcaf361-fe27-4ad5-8d60-1e7dc1753a7b/beoordelingscommissie-prototypes-team-tekstberichten.
Het innovatielab heeft geen onderzoek en marktverkenning gedaan naar applicaties in eigen beheer en extern.
Het onderzoek en de markverkenning zijn uitgevoerd door een projectgroep van het Rijksprogramma voor Duurzame digitale Informatiehuishouding (RDDI) (https://www.informatiehuishouding.nl/projecten/voorziening-chatarchivering). Het Nationaal Archief maakt deel uit van deze projectgroep. In de marktverkenning zijn methodieken verkend voor het veiligstellen van chatberichten. Deze markverkenning is afgerond en het resultaat en de aspecten die zijn meegenomen vindt u hier: https://www.informatiehuishouding.nl/projecten/voorziening-chatarchivering/documenten/verslagen/2023/12/18/verslag-verkenning-van-methodieken-voor-veiligstellen-chatberichten
Zou u de Kamer uiterlijk twee dagen voor de vaststelling van de begrotingsstaat van het Ministerie van Algemene Zaken (naar verwachting 18 januari 2024) de beantwoording van deze vragen willen doen toekomen?
|
1 |
Versterk de richtinggevende capaciteit voor de informatiehuishouding. Vul zo spoedig mogelijk de vacatures voor Chief Information Officer en senior medewerker informatiehuishouding in. |
AZ heeft deze aanbeveling opgepakt en in 2022 een CIO aangesteld. Tevens is de plek van senior medewerker informatiehuishouding inmiddels ingevuld. Vanwege de hoeveelheid werk die er nog ligt, wordt er ook gebruik gemaakt van een extra inhuurkracht. Daarbovenop is per 1 januari 2024 de nieuwe rol van plaatsvervangend CIO ingevuld, om de richtinggevende capaciteit nog meer te versterken. |
|
2 |
Overweeg de verschillende initiatieven op het gebied van beveiligen en beheren van informatie aan elkaar te verbinden in een overkoepelende visie. |
Bovenop de selectielijst en verschillende Rijksbrede richtlijnen rond het beveiligen en beheren van informatie (die AZ volgt), is een beleidskader opgesteld dat is afgestemd met het privacybeleid en het informatiebeveiligingsbeleid. |
|
3 |
Implementeer een kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding. Onderdeel daarvan moet zijn dat leidinggevenden sturen op opname in het archief van onder andere chatberichten en e-mails. |
AZ heeft een beleidskader opgesteld dat de basis vormt van het genoemde kwaliteitssysteem. |
|
4 |
Maak een keuze over de mate van ondersteuning door de afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV) en handel daar ook naar. Weeg daarbij realistisch af welke taken DIV kan uitvoeren. Pas zo nodig de beheersregeling aan. |
Binnenkort wordt het nieuwe Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd binnen AZ. Dit is gebruiksvriendelijker dan het oude systeem. De implementatie gaat gepaard met nieuwe werkafspraken tussen de gebruikersorganisatie en DIV. Daarnaast zijn gelden uit het Open op Orde programma ter beschikking gesteld om DIV tijdelijk te versterken met archiefexperts die operationele achterstanden wegwerken. In een latere fase zal worden bekeken of de beheersregeling aanpassing behoeft. |
|
5 |
Breng de informatie in het huidige documentmanagementsysteem (DMS) zo veel mogelijk op orde. Stel hier voldoende capaciteit voor beschikbaar. |
AZ heeft de afgelopen periode gewerkt aan een nieuw DMS en verwacht dit op korte termijn in gebruik te nemen. Met de implementatie van het nieuwe DMS zal de informatie nog beter toegankelijk zijn. Zoals hierboven is aangegeven wordt hiertoe extra capaciteit beschikbaar gesteld aan de afdeling DIV. Het op orde brengen van oude data zal de ko5 mende periode de nodige inspanning blijven vergen |
|
6 |
Verbeter in het nieuwe DMS het toekennen van bewaartermijnen en het toevoegen van contextinformatie. – Pas de ordeningsstructuur aan de feitelijke werkprocessen aan. – Herzie indien nodig de selectielijst, zodat de ordeningsstructuur en de selectielijst op elkaar aansluiten. – Implementeer de nieuwe ordeningsstructuur in het nieuwe DMS. – Voer selectie en vernietiging uit. – Stel een metadatagegevensschema vast en implementeer dat in het nieuwe DMS. |
Deze eisen zijn meegenomen in de ontwikkeling van het nieuwe DMS. |
|
7 |
Handel bij het archiveren van chatberichten in lijn met de Archiefwet. |
Onlangs is door het kabinet een reactie gegeven op de adviesrapporten over chatberichtenarchivering en informatiebeheer (BZK 2023- 0000198779; 6 april 20231). Bij de in te voeren selectiemethodiek wordt gewerkt met sleutelfuncties. Om de archivering in lijn te brengen met de eisen van de Archiefwet zijn diverse activiteiten in gang gezet. Uitvoerbaarheid is hierbij een belangrijk aandachtspunt. AZ volgt de Rijksbrede werkwijze op het gebied van chatberichtenarchivering. |
|
8 |
Waardeer de informatie zoals gewisseld in chatberichten. Leg die waarderingen en bijbehorende bewaartermijnen vast in een selectielijst. |
Zie onder 7. |
|
9 |
Archiveer chatberichten systematisch en toetsbaar. – Ontwikkel een werkwijze om chatberichten systematisch en toetsbaar te archiveren. Houd daarbij rekening met de eisen die de Archiefwet stelt aan migratie en/of vervanging. – Zorg dat chatberichten in het DMS voldoende vindbaar en interpreteerbaar zijn. Metadateer ze daartoe voldoende. |
Zie onder 7. |
|
10 |
Zorg dat de verantwoordelijkheden voor het archiveren van chatberichten van de Minister-President glashelder zijn en dat ernaar wordt gehandeld. |
Zoals eerder aan uw Kamer is gemeld verwijdert de Minister-President sinds eind mei 2022 geen chatberichten en worden deze bewaard ten behoeve van veiligstelling en archivering. |
Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, «Brief bevindingen opvolging aanbevelingen rapport De archivering van chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken», www.inspectie-oe.nl/publicaties/brief/2023/11/30/brief-bevindingen-opvolging-aanbevelingen-rapport-de-archivering-van-chatberichten-bij-het-ministerie-van-algemene-zaken-november-2023
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/ah-tk-20232024-810.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.